Xtrans - Fakturierung
Die Fakturierung, speziell für die Transport- und Logistikbranche entwickelt und optimiert, ist eines der Herzstücke von Xtrans. Sie ermöglicht ein einfaches und enorm effizientes Schreiben und Drucken von Rechnungen. Innerhalb der Transportbranche ist das Anwendungsgebiet der Fakturierung nahezu grenzenlos. Sie lässt sich gleichermassen für das Erstellen von Stückgut-Rechnungen basierend auf dem GU-Tarif von der ASTAG sowie auch für das Erstellen von Transportrechnungen inklusive allfälligen Deponiegebühren im Nah- respektive im Baustellenverkehr einsetzen.
Die Erfassung von Rechnungen basiert auf den vorhanden Stammdaten. Kunden, Baustellen, Lade- und Abladeadressen, Leistungen (Produkte) und Fahrzeuge können mittels Auswahl von den Stammdaten übernommen werden. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit, sowohl neue Kunden als auch neue Baustellen mit einer sogenannten Kurzerfassung direkt aus der Fakturierung zu erfassen. Das Fenster zum Erfassen der Rechnungen wurde sowohl für eine Bedienung mit der Tastatur als auch eine Bedienung mit der Maus optimiert. Dadurch ist ein effizientes Arbeiten sowohl für Tastatur- als auch Mausliebhaber gewährleistet. Für die wichtigsten Funktionen stehen ausserdem Schnellwahltasten oder spezielle Tastenkombinationen zur Verfügung.
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Die Preisfindung in der Fakturierung basiert auf der Tarifierung. Sämtliche Konditionen, Spezialabmachungen, Pauschalpreise und Rabatte lassen sich im Xtrans abhängig von diversen Kriterien (Kunde, Kundengruppe, Baustelle, Baustellengruppe, Deponie, Zone, Leistung, GU-Tarif, etc.) hinterlegen. Die hinterlegten Preise und Rabatte werden dann beim Erfassen eines neuen Lieferscheins automatisch berücksichtigt, wobei sie bei Bedarf aber nichtsdestotrotz überschrieben werden können. Dank der Tarifierung ist sichergestellt, dass jederzeit der richtige Preis verrechnet und der passende Rabatt gewährt wird. Dadurch entfällt beim Fakturieren das mühsame Suchen von kunden- oder baustellenspezifischen Preis- und Rabattvereinbarungen in irgendwelchen verstaubten Preislisten oder Kundenordnern. Zudem werden Eingabefehler auf ein Minimum reduziert, wodurch ein unnötig zeitraubendes Erstellen von Gutschriften und neuen Rechnungen vermieden werden kann.
Die Fakturierung erlaubt das automatische Abrechnen und Ausweisen von diversen prozentualen oder festen Zuschlägen. Beispielsweise kann ein prozentualer Treibstoffzuschlag verrechnet werden. Dabei lassen sich sowohl der Prozentsatz als auch die Einstellung, ob überhaupt ein Zuschlag verrechnet werden soll, in den Konditionen pro Kunde individuell definieren. Des Weiteren steht ein Lademittelzuschlag zur Verfügung, welcher ähnlich funktioniert.
Die Umsätze können wahlweise für statistische Zwecke auf verschiedene Ebenen aufgeteilt werden. Zurzeit ist eine Aufteilung auf Leistungen, Fahrzeuge, Fahrer und Abteilungen möglich. Bei den Statistiken lässt sich dann optional festlegen, ob die fakturierten oder die aufgeteilten Umsätze ausgewiesen werden sollen.
Zu druckende Rechnungen müssen zuerst freigegeben werden. Damit wird gewährleistet, dass beispielsweise Monatsrechnungen nicht aus Versehen bereits Mitte des Monats ausgedruckt und verschickt werden. Für kleinere Betriebe, wo sich lediglich eine Person um die Fakturierung kümmert, kann die Konfiguration allerdings auch so vorgenommen werden, dass das System die Rechnungen beim Erfassen automatisch freigibt. Es können sowohl einzelne als auch mehrere Rechnungen gleichzeitig per Knopfdruck freigegeben werden. Nichtsdestotrotz lassen sich natürlich auch nicht freigegebene Rechnungen zur Kontrolle bereits drucken, in diesem Fall spricht man dann von sogenannten Proformarechnungen. Für die Rechnungskontrolle stehen übrigens auch eine Lieferschein- und eine Fakturakontrollliste zur Verfügung.
Das Druckformular ist parametergesteurt und somit komplett frei gestaltbar. Die Rechnungen können sowohl auf durchschlagbare Garnituren als auch auf normales Kopierpapier gedruckt werden. Beim Drucken auf einen Laserdrucken mit mehreren Schubladen lassen sich komplexe Schachtsteuerungen definieren. So ist es beispielsweise möglich, das Rechnungsoriginal aus Schacht 1, die Rechnungskopie aus Schacht 2 und den Einzahlungsschein aus Schacht 3 zu drucken. Das Blatt mit dem Einzahlungsschein lässt sich zudem problemlos im oberen Teil mit einer Werbung über neue Produkte oder Dienstleistungen versehen. Beim Drucken der Rechnungen kann sowohl die Anzahl der Originale als auch die Anzahl der Kopien individuell bestimmt werden. Diese Informationen lassen sich übrigens auch system- und kundenspezifisch in den Stammdaten hinterlegen. Somit ist es also möglich, dass beim Drucken der Rechnungen automatisch für Kunde 1 zwei Kopien und für Kunde 2 nur eine Kopie gedruckt werden. Die Rechnungen können mehrsprachig, abhängig von der Sprache des entsprechenden Kunden, gedruckt werden.
Nach dem Drucken der Rechnungen können diese verbucht werden, wobei wahlweise vorher noch ein Fakturajournal für die Ablage in einem Ringordner erstellt werden kann. Einerseits werden die Rechnungen beim Verbuchen in einem sogenannten Archiv abgelegt und andererseits können sie über eine vorgegebene Schnittstelle zu einem der führenden Hersteller von Finanzbuchhaltungssystemen (Abacus, Winware, Sesam, Proffix, etc.) transferiert werden. Beim Einsatz von den integrierten Debitoren wird beim Verbuchen automatisch ein OP-Beleg erstellt. Aus dem Fakturaarchiv können per Knopfdruck Rechungskopien oder -gutschriften erstellt werden. Ausserdem können Rechnungen, vor allem für kleinere Korrekturen, aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Das unnötig häufige Schreiben von Gutschriften gehört somit der Vergangenheit an.
Für die Suche von fakturierten Lieferscheinen steht ein raffiniertes und äusserst effizientes Suchprogramm zur Verfügung. Damit lassen sich Lieferscheine nach beliebigen Kriterien, wie beispielsweise dem Kunden, der Baustelle, dem Lieferscheindatum, der Lieferscheinnummer, der Leistung, des Fahrzeugs oder des Betrags, aufspüren. Die einzelnen Kriterien lassen sich selbstverständlich auch in beliebiger Art und Weise kombinieren. Wenn ein zu suchender Lieferschein gefunden wird, kann mit einem Klick direkt in die entsprechende Rechnung gesprungen werden.
